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Suivre un parc et recevoir les alertes

Pour un parc de logements, Tracelle recalcule chaque lot et dit ce qui demande une action, de la plus grave à la moins grave, avec sa source et son échéance.

Importer votre parc

« Parc », puis « Importer votre parc ».
Un fichier CSV (séparateur point-virgule), 2 000 lignes au plus. Colonnes obligatoires : reference_lot et adresse. Facultatives : type_bien, numero_dpe, surface, date_signature_prevue, responsable (l'e-mail d'un utilisateur de votre organisation).
Choisissez la transaction (« Location (bail) » ou « Vente »), puis « Importer ».

Chaque ligne a son issue : « Créé, parcelles à confirmer », « Adresse à confirmer », « Déjà importé : rien n'a été modifié » ou « Rejeté », avec la raison. Un lot se crée aussi à la main, sur « Lots ».

Lire le tableau du parc

Les lots qui demandent une action d'abord, du plus grave au moins grave, puis par échéance.
Les gravités : « Critique », « Haute », « Moyenne ».
Les exceptions, par exemple « État des risques à actualiser », « Première visite : état de plus de six mois », « DPE inconnu », « Source indisponible ou à valider », « Adresse ou parcelles à confirmer », « Loyer et encadrement », « Permis de louer à vérifier ».
Chaque exception dit sa source (« Source : …, constatée le … »), son échéance et la prochaine action.
Les filtres « Exception » et « Responsable » (« Non attribuée », « Mes lots »…). « Exporter (CSV) » télécharge le tableau.

Le tableau du parc : les lots triés par gravité, avec leurs exceptions, leurs sources et leurs échéances — Le tableau du parc avec ses gravités

La fiche du lot

Responsable, occupation, destination, bail, exceptions, veille des sources, dossiers successifs. Le « Responsable » se choisit parmi les utilisateurs de votre organisation. « Obligations du lot » montre chaque obligation (état des risques, DPE, encadrement des loyers, permis de louer, meublé de tourisme) avec son statut : « Constaté », « À vérifier » ou « Inconnu ».

La fiche d'un lot : responsable, occupation, bail, exceptions et veille des sources — La fiche d'un lot

Les jalons

Sur le dossier, « Jalons et actualisation » : la date de la première visite, de la promesse, de l'acte ou du bail. À la première visite, l'état remis doit avoir été établi depuis moins de six mois ; à chaque signature, il doit être exact à sa date. L'exception monte en gravité à l'approche de la date. « Contrôler avant la signature » enregistre si les déclarations sont toujours exactes, et « Enregistrer la remise de l'état émis » la date de la remise.

Le bloc Jalons et actualisation d'un dossier : les dates de visite, de promesse, d'acte ou de bail — « Jalons et actualisation »

Les alertes par courriel

Les responsables reçoivent un courriel quand de nouvelles exceptions apparaissent sur leurs lots. « Alertes par courriel » (lien en haut du parc) dit si vous les recevez et permet de les arrêter ou de les reprendre. Chaque courriel porte un lien « Ne plus recevoir ces alertes ».

Contrôler un état fait ailleurs

Sur le dossier, « contrôler un état fait ailleurs » : saisissez la date et les réponses d'un état établi par ERRIAL, un diagnostiqueur ou un autre outil. Tracelle compare chaque rubrique à la source du jour : « Même réponse que la source du jour », « Écart avec la source du jour », « Sans conclusion de la source du jour ». Un écart signale une différence avec la source consultée ; il ne juge ni le document ni son auteur.